Точка безубыточности учебного центра: расчёт и запас прочности

Точка безубыточности учебного центра — это число учеников, при котором доходы центра ровно покрывают все расходы. Ниже этой точки центр каждый месяц доплачивает из кармана владельца, выше — зарабатывает. Формула простая, но на практике её чаще всего считают с ошибками: путают постоянные и переменные расходы, берут цену из прайса вместо реальной, забывают про сезон. В этой статье разберём расчёт по шагам, посмотрим, как на результат влияет модель оплаты преподавателей, и поговорим о запасе прочности — числе, которое для директора полезнее самой точки.

Если вы хотите сначала понять, по каким показателям в целом видно, зарабатывает ли центр, начните со статьи про три числа прибыли учебного центра. Здесь мы подробно разбираем одно из них.

Формула

Все расходы центра делятся на две части.

Постоянные расходы не зависят от числа учеников: аренда, оклады администрации, коммунальные услуги, связь, бухгалтерия, программы, минимальный маркетинг, который вы ведёте в любом случае.

Переменные расходы появляются вместе с каждым учеником: процент преподавателю, если он получает долю от выручки, учебные материалы, комиссия за приём оплаты, налоги, если они считаются от оборота.

Разница между ценой и переменными расходами на одного ученика называется вкладом ученика. Это то, что каждый ученик приносит на покрытие постоянных расходов.

Точка безубыточности в учениках = постоянные расходы в месяц ÷ вклад одного ученика

Точка безубыточности в выручке = постоянные расходы в месяц ÷ доля вклада в цене

Обе формулы дают одно и то же, просто в разных единицах. Директору обычно удобнее думать в учениках: это число легко сравнить с тем, сколько человек ходит сейчас.

Расчёт на примере

Возьмём условный центр. Все цифры иллюстративные, подставляйте свои.

• Абонемент — 450 000 сум в месяц.
• Постоянные расходы — 34 000 000 сум в месяц: аренда 18 000 000, оклады администрации 9 000 000, коммунальные, связь, бухгалтерия и программы 4 000 000, базовый маркетинг 3 000 000.
• Преподаватели получают 40% выручки своих групп, то есть 180 000 сум с каждого ученика.
• Прочие переменные расходы (материалы, комиссия за оплату) — 5% цены, 22 500 сум.

Вклад ученика: 450 000 − 180 000 − 22 500 = 247 500 сум.

Точка безубыточности: 34 000 000 ÷ 247 500 = 137,4. Округляем вверх — 138 учеников.

В выручке это 34 000 000 ÷ 0,55 ≈ 61,8 млн сум в месяц, где 0,55 — доля вклада в цене (247 500 ÷ 450 000).

Если в центре учится 200 человек, он зарабатывает 200 × 247 500 − 34 000 000 = 15 500 000 сум в месяц.

Как модель оплаты преподавателей меняет точку

Тот же центр, но преподаватели работают на ставке за занятие. Пусть в центре 20 групп и каждая обходится в 1 440 000 сум в месяц (120 000 за занятие, 12 занятий). Тогда фонд оплаты преподавателей — 28 800 000 сум, и он становится постоянным расходом: его надо платить при любом числе учеников в группах.

Постоянные расходы: 34 000 000 + 28 800 000 = 62 800 000 сум. Вклад ученика: 450 000 − 22 500 = 427 500 сум. Точка безубыточности: 62 800 000 ÷ 427 500 = 146,9, то есть 147 учеников.

Сравним два варианта при разном числе учеников:

При 200 учениках ставка за занятие выгоднее: каждый ученик сверх точки приносит больше. При 120 учениках она же даёт убыток в 2,7 раза больше. Ставка делает центр чувствительнее к числу учеников в обе стороны.

Важная оговорка: во втором варианте точка безубыточности верна только при неизменном числе групп. Если центр откроет ещё две группы, фонд оплаты преподавателей вырастет на 2 880 000 сум, и точка сдвинется вверх почти на семь учеников. Поэтому при ставке за занятие точку безубыточности надо пересчитывать при каждом изменении расписания. Сравнение моделей оплаты подробно разобрано в статье о том, как считать зарплату преподавателю.

Запас прочности

Сама точка безубыточности говорит, где проходит ноль. Запас прочности показывает, как далеко от него центр находится сейчас.

Запас прочности = (учеников сейчас − точка безубыточности) ÷ учеников сейчас

В первом варианте: (200 − 138) ÷ 200 = 31%. Центр может потерять почти треть учеников и остаться в нуле. Во втором варианте: (200 − 147) ÷ 200 = 26,5%.

Ориентир для себя каждый директор выбирает сам, но полезно знать, сколько учеников центр обычно теряет в худший месяц года. Если летом уходит треть учеников, а запас прочности 20%, летние месяцы будут убыточными, и к этому нужно готовиться заранее.

Ступенчатые расходы: когда точка прыгает

Постоянные расходы постоянны только до определённого предела. Когда центр растёт, они увеличиваются ступенями: второй администратор, ещё один кабинет, новый филиал.

Например, центр снимает ещё один кабинет за 4 500 000 сум в месяц. При вкладе 247 500 сум с ученика, чтобы просто окупить кабинет, нужно 4 500 000 ÷ 247 500 = 18,2, то есть 19 дополнительных учеников. Пока их нет, новый кабинет снижает прибыль на 4,5 млн каждый месяц.

Перед каждым таким решением полезно задать два вопроса:

1. Сколько учеников нужно, чтобы окупить новую ступень расходов?
2. Откуда они придут и за сколько месяцев?

Если ответ на второй вопрос — «наберём как-нибудь», лучше сначала поработать с загрузкой существующих кабинетов. О том, как считать загрузку по часам, мы писали в статье про расписание и загрузку кабинетов.

Сезон: точка на месяц и точка на год

Учебный центр живёт сезонами. В сентябре и январе приходят новые ученики, летом часть уходит на каникулы. Поэтому полезно смотреть на точку безубыточности в двух масштабах.

Месячная точка показывает, в каких месяцах центр работает в минус.

Годовая точка показывает, зарабатывает ли центр за год в целом. Её удобно считать в ученико-месяцах: сумма учеников по всем месяцам года.

Пример для первого варианта. Годовые постоянные расходы — 34 000 000 × 12 = 408 000 000 сум. Годовая точка: 408 000 000 ÷ 247 500 ≈ 1 649 ученико-месяцев.

Пусть девять месяцев в центре 200 учеников, а три летних — 110. Это 9 × 200 + 3 × 110 = 2 130 ученико-месяцев, заметно выше точки. Каждый летний месяц при этом убыточен: 110 × 247 500 − 34 000 000 = −6 775 000 сум. За лето центр теряет 20 325 000, но за год всё равно зарабатывает 119 175 000 сум.

Отсюда два вывода. Первый: убыточное лето само по себе не означает убыточный центр. Второй: летний минус нужно покрыть деньгами, заработанными раньше, иначе в июле не хватит на аренду и зарплаты. Как пройти этот период, мы разбирали в статьях про летний спад и кассовый разрыв.

Новый филиал: когда он выйдет в ноль

Для нового филиала важна не только точка, но и время, за которое до неё дойти. Пусть у филиала постоянные расходы 20 000 000 сум в месяц, вклад ученика тот же — 247 500 сум, и каждый месяц приходит 15 новых учеников без потерь.

Точка безубыточности: 20 000 000 ÷ 247 500 = 80,8, то есть 81 ученик.

Филиал выходит в плюс на шестом месяце, а за первые пять месяцев накапливает около 44,3 млн сум убытка. Это без учёта ремонта и оборудования и при допущении, что никто не уходит. В реальности часть учеников уходит, и путь до нуля длиннее. Эти деньги нужно предусмотреть до открытия, чтобы не искать их по ходу.

Точка безубыточности для сети филиалов

Если у центра несколько филиалов, одна общая точка безубыточности скрывает главное: какой филиал содержит остальные. Поэтому её стоит считать и по каждому филиалу отдельно.

Постоянные расходы филиала — это его аренда, его администраторы, его коммунальные расходы. Отдельно есть общие расходы сети: директор, бухгалтерия, общий маркетинг, программы. Их удобно распределить между филиалами пропорционально выручке или числу учеников и добавить к расходам каждого.

После такого распределения часто выясняется, что один филиал работает с большим запасом прочности, а другой стабильно ниже нуля и живёт за счёт первого. Это само по себе не ошибка: молодой филиал может набирать учеников ещё год. Но у такого решения должен быть срок и план, и директор должен видеть, сколько оно стоит сети каждый месяц.

Если центр ниже точки безубыточности

Точку безубыточности сдвигают четыре рычага. Полезно понимать, какой из них даёт больше в вашем случае.

Цена. Повышение абонемента увеличивает вклад каждого ученика. В первом варианте рост цены на 10%, до 495 000 сум, при тех же процентах увеличивает вклад до 272 250 сум, и точка снижается до 34 000 000 ÷ 272 250 = 124,9, то есть до 125 учеников. Но часть учеников может уйти, поэтому цену меняют заранее и с объявлением. Подробнее — в статье о том, как определить цену курса.

Переменные расходы. Сюда входит доля преподавателя, комиссия за оплату и материалы. Снижать долю преподавателя опасно: можно потерять сильных людей. Комиссии и материалы обычно дают меньше, но и пересмотреть их проще.

Постоянные расходы. Пустующий кабинет, лишняя ставка администратора, маркетинг, который не приводит учеников. Каждые сэкономленные 247 500 сум постоянных расходов в нашем примере снижают точку на одного ученика.

Наполняемость. При ставке за занятие объединение недобранных групп снижает фонд оплаты преподавателей и сдвигает точку вниз без изменения цены. О том, как задать границы наполняемости, мы писали в статье про себестоимость группы.

Обычно лучший результат даёт сочетание: небольшое повышение цены, закрытие одной-двух убыточных групп и пересмотр расходов, которые никто давно не проверял.

Частые ошибки в расчёте

Цена из прайса вместо реальной. Скидки за второго ребёнка, акции, индивидуальные договорённости снижают средний чек. Для расчёта берите среднюю сумму, которую центр фактически получает с одного ученика в месяц. Как скидки влияют на прибыль, разобрано в статье про скидки в учебном центре.

Начисления вместо поступлений. Если часть родителей не платит, выручка в отчёте выше денег в кассе. Для точки безубыточности по деньгам считайте собранные оплаты.

Не учтена зарплата владельца. Если директор-владелец работает в центре и не платит себе зарплату, точка безубыточности занижена. Включите в постоянные расходы ту сумму, которую пришлось бы платить наёмному директору.

Налоги посчитаны не там. Налоги, которые считаются от оборота, — это переменный расход, и они уменьшают вклад каждого ученика. Какие налоги платит центр в разных формах, мы разбирали в статье про налоги учебного центра. Конкретные ставки уточняйте у бухгалтера.

Расчёт один раз и навсегда. Аренда растёт, ставки меняются, открываются группы. Пересчитывайте точку хотя бы раз в квартал и при каждом крупном изменении расходов.

Как часто проверять

Удобный ритм для центра до нескольких сотен учеников:

• раз в месяц — сравнить фактическое число платящих учеников с точкой безубыточности и посчитать запас прочности;
• раз в квартал — пересчитать постоянные расходы и вклад ученика по фактическим данным;
• перед каждым крупным решением — новый кабинет, сотрудник, филиал, изменение цены — посчитать, на сколько сдвинется точка.

Как это выглядит в TheCRM

В TheCRM расходы центра заносятся по категориям — аренда, зарплата администрации, маркетинг, коммунальные и другие, — как ежемесячные или разовые. Финансовая сводка директора показывает по месяцам выручку, расходы на преподавателей, прочие расходы и маржу, а число учеников видно рядом. Отдельной кнопки «точка безубыточности» нет, но все исходные данные для расчёта уже собраны в одном месте, и пересчитать точку по формуле из этой статьи можно за несколько минут.