Расписание и загрузка кабинетов: где спрятана недополученная выручка

Центр арендует помещение на все тридцать дней и на все двенадцать часов рабочего дня. Выручку он снимает с четырёх вечерних часов, и то не полностью. Всё остальное время кабинеты стоят пустыми, отапливаются, освещаются и оплачиваются по той же ставке.

Это не бесхозяйственность, а устройство рынка: дети приходят после школы, а не в одиннадцать утра. Проблема в другом — в том, что вечерний час, единственный по-настоящему дефицитный ресурс центра, обычно распределяется по остаточному принципу. Группа из четырёх человек сидит в лучшем слоте вторника, потому что так сложилось два года назад, а группу из двенадцати некуда поставить.

Разберём, как посчитать загрузку так, чтобы она показывала деньги, и что с расписанием делать дальше.

Два способа посчитать, и один из них бесполезен

Первый способ — средняя загрузка по дню. Кабинет работает с девяти до девяти, это двенадцать часов, занятия идут в трёх из них, загрузка 25%. Число получено, вывод сделан: «у нас всё плохо, надо продавать утренние часы».

Вывод неверный, потому что утренние часы почти ничего не стоят. Посчитаем прямо. Три кабинета, аренда всего помещения — двенадцать миллионов сум в месяц. При двенадцатичасовом дне и двадцати шести рабочих днях это девятьсот тридцать шесть кабинет-часов, то есть примерно двенадцать тысяч восемьсот сум за час. Одно вечернее занятие в группе из восьми человек при абонементе 500 000 приносит около трёхсот тридцати тысяч сум за полтора часа — больше двухсот тысяч за кабинет-час.

Аренда в этом расчёте не является ограничением. Она составляет несколько процентов от выручки часа, и потому «пустой кабинет утром» стоит центру ровно столько, сколько стоит воздух в нём. Настоящая потеря сидит не в утренних часах, а в вечерних.

Второй способ: считать прайм-тайм в местах

Правильная единица измерения — не час и не занятие, а ученико-место в вечернем слоте. Считается так.

Прайм-тайм — с семнадцати до двадцати одного, четыре часа. В них помещается два занятия по полтора часа с перерывом. Три кабинета дают шесть занятий за вечер, шесть рабочих вечеров в неделю — тридцать шесть занятий-слотов. Группа ходит три раза в неделю, значит занимает три слота: прайм вмещает двенадцать групп. При вместимости кабинета в двенадцать человек потолок — сто сорок четыре ученика.

Теперь факт. Девять групп вместо двенадцати, в среднем по восемь человек вместо двенадцати. Семьдесят два ученика.

Пятьдесят процентов загрузки прайма — это не катастрофа, это типичное состояние центра, который никогда эту цифру не считал. И разрыв здесь двойной: три незанятых слота и четыре пустых места в каждой существующей группе. Первое лечится расписанием, второе — набором и объединением групп, и оба рычага независимы. Во что обходится каждое пустое место в группе, считается отдельно, и сумма обычно неприятно удивляет.

Сто процентов брать в цель не нужно: часть мест всегда занята незакрытым набором, переходящими учениками и группами, которые доучиваются. Реалистичная цель — 75%, то есть сто восемь учеников вместо семидесяти двух. Тридцать шесть человек по 500 000 — восемнадцать миллионов сум в месяц дополнительной выручки при той же аренде и в том же помещении.

Как расширить прайм-тайм, не строя кабинет

Прайм-тайм не является физической константой. Он такой, потому что так поставлено расписание, а расписание обычно наследует привычку, а не расчёт.

Начинать в шестнадцать, а не в семнадцать. Час прибавляет к четырём часам ещё один, и в пять часов помещается три занятия по полтора вместо двух. Это плюс пятьдесят процентов слотов прайма — самый дешёвый рычаг из всех существующих. Возражение «в четыре дети ещё в школе» верно наполовину: школы работают в две смены, дети первой смены свободны после двух часов дня. Вопрос не в том, есть ли такие дети, а в том, знаете ли вы, кто из ваших учеников в какую смену учится.

Два раза в неделю вместо трёх. Группа, занимающаяся дважды в неделю по полтора часа, занимает два слота вместо трёх. Прайм при этом вмещает восемнадцать групп вместо двенадцати. Это решение продуктовое, а не диспетчерское: интенсивность обучения падает, срок курса растягивается. Но для части направлений — младшие школьники, взрослые, разговорные клубы — оно ничего не портит и открывает треть дополнительной ёмкости.

Не ставить малые группы в прайм. Группа из четырёх человек занимает вечерний слот целиком и приносит вдвое меньше, чем группа из восьми. Такие группы либо объединяются, либо переезжают в дневные часы, либо переводятся в другой формат. Слот в семь вечера — самый дорогой ресурс центра, и раздавать его по старшинству нельзя.

Не закреплять кабинеты за преподавателями. Закреплённый кабинет удобен и стоит денег: он не может быть занят никем в те часы, когда преподаватель не ведёт. Исключение — кабинеты, специализированные оборудованием, а не привычкой.

Сдвигать старты с шагом в пятнадцать минут. Если все занятия начинаются в семнадцать ноль-ноль, вы получаете пробку в коридоре, потерянные пять минут в каждой группе и родителей, которые физически не могут поговорить с администратором. Разнос стартов — 17:00, 17:15, 17:30 — не добавляет ёмкости, но снимает трение, которое эту ёмкость съедает.

Что ставить в дневные часы

Дневной слот не обязан приносить столько же, сколько вечерний. Он обязан приносить больше нуля — потому что помещение уже оплачено, а вопрос только в том, найдётся ли преподаватель, готовый работать днём, и группа, готовая днём учиться.

Отдельная возможность — сдача кабинета сторонним преподавателям в дневные часы. Она приносит немного и требует правил, но превращает нулевой час в положительный. Риск понятен и его нужно называть прямо: сторонний репетитор в вашем кабинете видит ваших учеников и ваши цены. Пускать имеет смысл на непересекающиеся направления.

Себестоимость слота

Когда вечерний час становится дефицитным, появляется второй вопрос: какой именно группе его отдать. Ответ даёт себестоимость слота, и она складывается из двух неравных частей.

Аренда часа — около тринадцати тысяч сум, если считать по всему рабочему дню, или около пятидесяти тысяч, если делить только на фактически занятые часы. Ставка преподавателя за то же занятие — сто-сто пятьдесят тысяч. То есть основная часть себестоимости слота — это не помещение, а человек, и именно модель оплаты преподавателя определяет, при каком размере группы конкретный слот перестаёт быть прибыльным. Группа из четырёх человек в прайме с преподавателем на фиксированной ставке — это дважды убыток: прямой по деньгам и косвенный по занятому слоту.

Два числа для еженедельной планёрки

Первое — загрузка прайм-тайма в местах, одной цифрой. Не «сколько у нас групп», а «сколько учеников сидит в вечерних часах из того, сколько туда помещается». Это число меняется медленно и честно показывает, растёт центр или переставляет мебель.

Второе — выручка на кабинет-час по слотам. Сравнение вторника в семнадцать ноль-ноль и четверга в девятнадцать тридцать обычно вскрывает пару слотов, которые давно надо было переформировать.

Оба считаются по данным, которые у вас уже есть: расписание и списки групп. Не хватает только привычки поставить их рядом.