Журнал посещаемости: шаблон Excel, который считает сам
Отмечаете, кто пришёл, — таблица сама считает посещаемость каждого ученика, сколько человек было на занятии и кому пора позвонить. Без макросов и регистрации.
Так выглядит заполненный журнал
Пример с вымышленными учениками. Проценты и пометки в шаблоне считаются формулами.
| Ученик | 02.10 | 04.10 | 06.10 | 09.10 | 11.10 | 13.10 | 16.10 | 18.10 | Был | Пропуск | Посещ. | Внимание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Азиз К. | + | + | о | + | + | + | + | + | 8 | 0 | 100% | |
| Малика Ю. | + | н | н | + | у | + | + | н | 4 | 3 | 50% | позвонить |
| Шохрух А. | н | н | + | н | + | н | н | + | 3 | 5 | 38% | позвонить |
| Дилноза Р. | + | + | + | + | + | у | + | + | 7 | 0 | 88% | |
| Тимур Х. | + | о | + | + | н | + | + | + | 7 | 1 | 88% | |
| Пришло | 4 | 3 | 4 | 4 | 3 | 3 | 4 | 4 | ||||
Что внутри
В ячейке выбирается «+», «о», «н» или «у». Опечатка вроде латинской «o» не пройдёт — таблица подскажет правильный код.
Сколько раз ученик был, сколько пропустил, посещаемость в процентах и сколько человек пришло на каждое занятие.
Ученик с посещаемостью ниже 75% подсвечивается красным с пометкой «позвонить». Пропуски видны цветом сразу.
Альбомный А4 на одну страницу по ширине, шапка повторяется на каждом листе. 25 учеников и 13 занятий в месяц.
Как вести журнал
- 1
Заполните шапку: группа, преподаватель, месяц, дни и время занятий.
- 2
В строке дат запишите даты занятий месяца: обычно 8 при двух занятиях в неделю и 12 при трёх.
- 3
Впишите учеников и телефон родителя — чтобы позвонить в тот же день, а не искать номер.
- 4
После занятия поставьте отметку в столбце этой даты. Код выбирается из списка в ячейке.
- 5
Каждую неделю смотрите столбец «Внимание» и красные ячейки. Один лист — одна группа: для новой группы скопируйте лист.
Когда звонить родителю
Не в конце месяца, когда посещаемость уже упала. Два пропуска подряд без причины — повод позвонить в тот же день. Ученик почти никогда не уходит внезапно: сначала он начинает пропускать, и у центра есть неделя-две, чтобы это заметить.
Почему посещаемость предсказывает уходКогда таблицы становится мало
Таблица хорошо работает на одну-две группы. Когда групп больше пяти, сводить листы вручную долго, а пропуски замечают слишком поздно. В TheCRM преподаватель отмечает посещаемость с телефона, директор видит всех, кто пропускает, в одном списке, а родитель получает уведомление сам.
Частые вопросы
Как посчитать процент посещаемости ученика?+
Разделите число занятий, на которых ученик был (вместе с опозданиями), на число всех отмеченных занятий за месяц и умножьте на 100. Например, 10 из 12 — это 83%. В шаблоне формула уже стоит в столбце «Посещаемость».
Учитывать ли пропуски по уважительной причине?+
В шаблоне они входят в расчёт: ученик всё равно не получил урок, и это видно в проценте. Отдельный столбец «Уваж.» показывает, сколько таких пропусков, чтобы не путать их с прогулами.
Откроется ли шаблон в Google Таблицах?+
Да. В Google Диске нажмите «Создать → Загрузить файлы», откройте файл и выберите «Открыть в Google Таблицах». Формулы, список кодов и подсветка сохранятся.
Как вести журнал для нескольких групп?+
Один лист — одна группа. Нажмите на вкладку листа правой кнопкой и выберите «Создать копию». Если групп больше пяти, удобнее вести посещаемость в CRM: там отчёт по всем группам собирается сам.